Chuyển sang một văn phòng mới thường đi kèm nhiều công việc hơn việc đưa bàn ghế, máy tính và hồ sơ từ địa điểm cũ sang nơi mới. Để có thể nhanh chóng ổn định hoạt động, doanh nghiệp cần đồng thời tính đến việc đóng gói, vận chuyển, sắp xếp và vệ sinh không gian làm việc
Theo Giặt Thảm Pro, việc kết hợp kế hoạch chuyển văn phòng với vệ sinh ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian và hạn chế những công việc phát sinh sau khi đã chuyển đến địa điểm mới
Vì sao nên kết hợp chuyển văn phòng với vệ sinh?
Khi văn phòng còn trống, việc vệ sinh thường thuận tiện hơn rất nhiều so với thời điểm bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính và các thiết bị đã được đưa vào đầy đủ
Tại địa điểm mới, doanh nghiệp có thể cần làm sạch sàn nhà, cửa kính, khu vực làm việc, nhà vệ sinh, hành lang hoặc những vị trí đã lâu không được sử dụng. Nếu để đến khi toàn bộ nội thất được bố trí xong mới bắt đầu vệ sinh, một số khu vực sẽ khó tiếp cận hơn và có thể phải di chuyển đồ đạc thêm một lần nữa
Ở chiều ngược lại, văn phòng cũ sau khi đã được di dời cũng có thể cần vệ sinh để bàn giao mặt bằng, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm và phải trả lại không gian cho chủ nhà
Những việc cần chuẩn bị trước ngày chuyển văn phòng
Một kế hoạch chuyển văn phòng nên được chuẩn bị trước thay vì chờ đến sát ngày mới bắt đầu đóng gói. Doanh nghiệp có thể phân chia công việc thành từng nhóm để dễ kiểm soát
Phân loại tài sản và hồ sơ
Bàn ghế, thiết bị điện tử, tài liệu, hồ sơ và vật dụng cá nhân nên được phân loại trước. Những đồ dùng không còn nhu cầu sử dụng có thể được thanh lý hoặc loại bỏ thay vì tiếp tục vận chuyển sang địa điểm mới
Việc phân loại cũng giúp doanh nghiệp xác định chính xác khối lượng tài sản cần chuyển và chủ động hơn trong việc bố trí không gian tại văn phòng mới
Đóng gói và đánh dấu đồ đạc
Các thùng hồ sơ, thiết bị và vật dụng văn phòng nên được đánh dấu theo từng phòng hoặc từng bộ phận. Với máy tính, màn hình và những thiết bị dễ hư hỏng, cần có cách đóng gói phù hợp để thuận tiện cho quá trình di chuyển
Một danh sách kiểm kê đơn giản cũng có thể giúp doanh nghiệp đối chiếu đồ đạc trước và sau khi hoàn tất chuyển văn phòng
Xác định những thiết bị cần tháo lắp
Một số văn phòng có hệ thống bàn làm việc, tủ, vách ngăn, máy móc hoặc thiết bị cần tháo dỡ trước khi vận chuyển. Những hạng mục này nên được xác định từ trước để tránh mất thời gian trong ngày di chuyển
Vận chuyển đồ đạc và thiết bị văn phòng như thế nào?
Sau khi hoàn tất việc phân loại và đóng gói, khâu vận chuyển là một trong những công việc cần được tính toán kỹ. Đặc biệt với những doanh nghiệp có nhiều bàn ghế, máy tính, hồ sơ, tủ tài liệu hoặc nội thất kích thước lớn, việc tự tổ chức toàn bộ quá trình có thể mất khá nhiều thời gian và nhân sự
Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng để hỗ trợ các công việc từ tháo dỡ, đóng gói, bốc xếp đến vận chuyển và sắp xếp đồ đạc tại địa điểm mới. Việc có một phương án di dời cụ thể cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động làm việc
Vận Chuyển Tâm Bình là một đơn vị đang cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình di dời đồ đạc và thiết bị đến địa điểm mới. Tùy theo quy mô văn phòng, số lượng tài sản và đặc điểm của mặt bằng, đơn vị có thể lên phương án vận chuyển phù hợp với từng trường hợp
Các công việc có thể được triển khai gồm tháo dỡ bàn ghế, tủ và nội thất văn phòng; đóng gói hồ sơ, thiết bị; bốc xếp; vận chuyển; đưa đồ đạc vào vị trí tại văn phòng mới. Với những thiết bị cần được xử lý cẩn thận như máy tính, máy in hoặc các thiết bị điện tử, việc phân loại và đóng gói trước khi di chuyển cũng được chú trọng để thuận tiện cho quá trình vận chuyển
Theo Giặt Thảm Pro, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc phải tự thực hiện. Vận Chuyển Tâm Bình cũng hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình di dời, từ khâu chuẩn bị, vận chuyển cho đến khi đồ đạc được đưa đến địa điểm mới
Sau khi hoàn tất phần vận chuyển, doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các hạng mục vệ sinh và sắp xếp nội thất để văn phòng mới nhanh chóng sẵn sàng đi vào hoạt động
Thông tin liên hệ Vận Chuyển Tâm Bình:
- Địa chỉ: Số 6, hẻm 20 ngách 65, ngõ 32 đường Đỗ Đức Dục, Phường Từ Liêm, TP Hà Nội, Việt Nam
- Hotline: 0843.622.622
- Email: vanchuyentambinh@gmail.com
- Website: https://vanchuyentambinh.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/vanchuyentambinh
Vệ sinh văn phòng mới trước khi đưa vào sử dụng
Theo góc nhìn của Giặt Thảm Pro, đây là một trong những bước không nên bỏ qua khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm làm việc
Khi mặt bằng còn trống, việc vệ sinh có thể được thực hiện đồng thời ở nhiều khu vực mà không phải lo ảnh hưởng đến đồ đạc. Một số hạng mục thường được quan tâm gồm:
- Sàn nhà: Loại bỏ bụi bẩn, đất cát và các vết bám sau quá trình thi công hoặc bỏ trống
- Cửa kính và cửa ra vào: Làm sạch bụi, dấu vân tay và các vết bám trên bề mặt
- Khu vực làm việc: Vệ sinh những vị trí thường xuyên tiếp xúc hoặc dễ tích tụ bụi
- Nhà vệ sinh: Làm sạch sàn, tường, thiết bị vệ sinh và các khu vực liên quan
- Góc khuất và khu vực khó tiếp cận: Đây thường là những vị trí dễ bị bỏ qua khi vệ sinh thông thường
Đối với những văn phòng có diện tích lớn hoặc cần làm sạch đồng thời nhiều hạng mục, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian chuẩn bị
Nên vệ sinh trước hay sau khi chuyển đồ?
Thời điểm vệ sinh phụ thuộc vào tình trạng thực tế của văn phòng, nhưng có thể chia thành hai giai đoạn
Trước khi chuyển đồ: Đây là thời điểm phù hợp để vệ sinh tổng thể mặt bằng mới. Khi không gian còn trống, nhân viên vệ sinh có thể tiếp cận sàn, tường, cửa kính và những khu vực khó làm sạch sau khi nội thất được bố trí
Sau khi sắp xếp: Doanh nghiệp có thể thực hiện vệ sinh bổ sung tại những vị trí phát sinh bụi trong quá trình vận chuyển, lắp đặt bàn ghế và thiết bị
Giặt Thảm Pro cho rằng, kết hợp cả hai giai đoạn sẽ phù hợp với những văn phòng có quy mô lớn hoặc quá trình chuyển địa điểm diễn ra trong nhiều ngày. Cách làm này giúp không gian vừa được làm sạch trước khi sử dụng, vừa được kiểm tra lại sau khi hoàn tất việc sắp xếp
Sau khi chuyển đến, doanh nghiệp cần sắp xếp lại những gì?
Khi đồ đạc đã được đưa đến văn phòng mới, doanh nghiệp nên kiểm tra lại từng khu vực theo sơ đồ đã chuẩn bị trước
Bàn ghế cần được bố trí theo vị trí làm việc, thiết bị điện tử được kiểm tra và kết nối lại, hồ sơ được phân chia theo từng bộ phận. Những vật dụng chưa có vị trí cố định cũng nên được sắp xếp sớm để tránh tạo cảm giác lộn xộn trong những ngày đầu làm việc
Đây cũng là lúc doanh nghiệp có thể kiểm tra lại những khu vực vừa vệ sinh và xử lý thêm nếu phát sinh bụi bẩn trong quá trình vận chuyển
Một số lưu ý để chuyển văn phòng thuận lợi hơn
Thay đổi địa điểm làm việc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nếu không được chuẩn bị kỹ. Vì vậy, ngoài việc xác định ngày chuyển, doanh nghiệp nên thống nhất trước một số vấn đề:
- Lập danh sách tài sản cần vận chuyển
- Phân loại những đồ dùng giữ lại, thanh lý hoặc loại bỏ
- Đóng gói và đánh dấu từng nhóm đồ đạc
- Xác định các thiết bị cần tháo lắp
- Kiểm tra điều kiện vận chuyển tại văn phòng cũ và mới
- Chuẩn bị mặt bằng mới trước khi đưa đồ đạc vào
- Sắp xếp thời gian vệ sinh phù hợp với lịch chuyển văn phòng
- Kiểm tra lại toàn bộ không gian trước khi bắt đầu làm việc
Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải xử lý nhiều công việc cùng lúc trong ngày chuyển
Chuyển văn phòng và vệ sinh nên được tính trong cùng một kế hoạch
Một văn phòng mới chỉ thực sự sẵn sàng khi cả đồ đạc, thiết bị và không gian làm việc đều được chuẩn bị đầy đủ. Vì vậy, chuyển văn phòng và vệ sinh không nhất thiết phải được xem là hai công việc hoàn toàn tách biệt
Từ khâu lên danh sách tài sản, đóng gói và vận chuyển đến làm sạch mặt bằng, sắp xếp nội thất và kiểm tra lại không gian, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch tổng thể ngay từ đầu
Việc chủ động vệ sinh mặt bằng trước khi sắp xếp nội thất, đồng thời kiểm tra và làm sạch lại sau quá trình di chuyển sẽ giúp văn phòng mới hoàn thiện hơn trước khi đưa vào sử dụng. Khi các công việc được chuẩn bị theo một kế hoạch thống nhất, quá trình chuyển văn phòng cũng sẽ dễ kiểm soát và hạn chế những phát sinh không cần thiết
